1.-INTRODUCCIÓN
La Asociación Extremeña de Padres para la Integración, el Bienestar y la Autonomía, en adelante AEXPAINBA, con el objetivo de promover una verdadera cultura de la entidad en consonancia con sus valores y principios, ha implantado un sistema de cumplimiento normativo en su organización y funcionamiento.
Para llevar a efecto dicho compromiso, se ha elaborado el presente Protocolo que recoge las reglas de funcionamiento para tramitar y resolver las denuncias que se reciban a través del canal de cumplimiento normativo.
2.-FINALIDAD
La finalidad de este protocolo es la regulación de un mecanismo esencial para garantizar el cumplimiento de las normas, que permite a la entidad prevenir posibles incumplimientos y corregir aquellos que sean detectados.
Se trata de un cauce a través del cual AEXPAINBA recibe y gestiona informaciones o denuncias sobre posibles conductas irregulares y que supongan un incumplimiento de las normas, tanto externas como internas, recogidas en sus protocolos y Códigos de Conducta.
3.-ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente protocolo se aplicará a todas aquellas personas que forman parte de la entidad, ya sean directivos o trabajadores, así como a cualquier otra persona, vinculada o no a la entidad, que pueda tener conocimiento de cualquier incumplimiento de las normas jurídicas o de las normas internas de la entidad contenidas en su Código Ético y en el Programa de cumplimiento normativo (COMPLIANCE) adoptado por AEXPAINBA.
La Junta Directiva y el Compliance Officer designado por la entidad, deberán garantizar la puesta a disposición del presente Protocolo a todos los trabajadores, directivos, asociados y demás personas físicas o jurídicas que tengan algún tipo de vinculación con AEXPAINBA.
4.-GARANTÍAS
Para su correcto funcionamiento, el canal de denuncias cumple una serie de garantías esenciales, tanto para el denunciante, como para el denunciado y para otras personas que puedan verse implicadas.
Garantías del denunciante: son imprescindibles para la efectividad del canal, ya que su inexistencia desincentivaría la utilización de este ante el conocimiento de una conducta impropia en la organización que suponga un incumplimiento normativo. Estas garantías son las siguientes:
- Confidencialidad: el canal de denuncias implantado permite y garantiza la confidencialidad del denunciante y de las
- Indemnidad frente a La denuncia efectuada no puede dar lugar a represalias contra el denunciante. Por tanto, la entidad no podrá imponer ninguna sanción al empleado denunciante que esté motivada o guarde relación con la denuncia.
- Derecho a ser informado del resultado y seguimiento de la
Garantías del denunciado: el Canal garantiza también los derechos del denunciado y de otras personas que puedan verse afectadas. Estas garantías son las siguientes:
- El denunciado tiene derecho a conocer la existencia de una denuncia en su contra.
- El denunciado tiene derecho a ser oído en el expediente y a efectuar las alegaciones que considere procedentes.
- Los hechos denunciados han de ser ciertos, estando totalmente prohibidas las denuncias falsas. Si la denuncia resultara ser falsa, AEXPAINBA podrá aplicar una sanción al denunciante, de acuerdo con lo previsto en su Código de Conducta o Manuales Internos.
Garantías de otros afectados o implicados: pueden existir terceros implicados en los hechos, que pueden ser afectados, testigos etc., cuyos derechos también deben ser protegidos. Así:
- Se garantiza la protección de la intimidad y dignidad de las demás personas que puedan resultar implicadas.
- El denunciante debe asegurarse de que la información consignada en la denuncia con relación al incumplimiento producido es correcta, ya que podría afectar a otras personas diferentes del denunciado.
5.-ÓRGANOS ENCARGADOS DE LA GESTIÓN DEL CANAL
El Compliance Officer garantizará la objetividad e imparcialidad de la gestión del canal y se encargará de la recepción de las denuncias, su análisis, investigación y, en su caso, de la incoación de un expediente, de la propuesta de medidas cautelares y de la propuesta de resolución.
Las denuncias, así como los procedimientos a que las mismas puedan dar lugar, serán puestas en conocimiento de la Junta Directiva de la entidad.
6.-PROCEDIMIENTO
6.1.-Presentación de la denuncia
Las denuncias podrán efectuarse en el Canal de la entidad, al que se accede a través de la web de AEXPAINBA: https://forms.gle/dvZaL8BPr3cN2FNH9
Los hechos denunciados deben de ser ciertos, por ello, el denunciante deberá asegurarse de que la información proporcionada en la denuncia es correcta.
6.2.-Recepción de la denuncia
Una vez recibida la denuncia, se procederá a su registro y en un plazo de siete días hábiles se remitirá un acuse de la recepción de esta al denunciante.
A continuación, se procederá a su análisis pudiendo resultar del mismo su archivo o la apertura de un expediente, si de la denuncia resulta algún indicio de criminalidad, de incumplimiento de la normativa no penal o de la normativa interna de la entidad.
Archivo de la denuncia
Si la denuncia resultara infundada, se procederá al archivo de esta informando al denunciante. Los datos personales que puedan aparecer en la denuncia serán eliminados del canal.
Apertura y tramitación del expediente
Si de la denuncia se desprendieran indicios sobre su fundamento, el Compliance Officer encargado de la llevanza del canal de denuncias informará de la apertura del expediente a la Junta Directiva de AEXPAINBA.
Asimismo, dará traslado de la denuncia al denunciado en un plazo no superior a diez días hábiles para que éste formule, en su caso, las alegaciones oportunas en los tres días siguientes hábiles.
Durante la tramitación del procedimiento, el órgano de gobierno podrá adoptar, por propia iniciativa o a solicitud del Compliance Officer, las medidas cautelares procedentes dirigidas al cese inmediato del incumplimiento normativo que se estuviese produciendo.
Con las debidas medidas de transparencia y confidencialidad, se iniciará el proceso de investigación cuya duración será de tres meses desde la recepción de la denuncia, plazo que podrá prorrogarse por otros tres meses más en caso de que la investigación requiera de diligencias de averiguación más complejas o que requieran mayores actuaciones.
Durante dicho período, se practicarán las pruebas necesarias para una eficaz investigación de los hechos (entrevistas a implicados, solicitud de documentos, obtención de información a través de otras personas o de fuentes externas, etc.)
El Compliance Officer, tendrán las facultades suficientes para dirigirse a cualquier departamento o persona de AEXPAINBA para obtener la información o documentación necesaria.
El proceso de investigación se llevará a cabo con el máximo rigor para comprobar la veracidad de los hechos, respetando la presunción de inocencia y los demás derechos que asisten a las personas denunciadas.
Concluida la investigación se emitirá un informe de conclusiones debidamente justificado en el que el Compliance Officer propondrá al órgano directivo de la entidad alguna de las siguientes recomendaciones:
- El archivo de la denuncia si se comprueba que el incumplimiento normativo no se ha
- Las medidas correctoras o sancionadoras que procedan si resultase acreditado el incumplimiento Estas medidas, en función de resultado que haya arrojado la investigación y el expediente tramitado, pueden consistir en la imposición de alguna sanción de acuerdo con lo establecido en los manuales internos de la entidad (Código Ético, Manual de Compliance, etc.) o, en su caso, en el traslado al juez o a la fiscalía de los hechos por su carácter penal, así como la adopción de las medidas preventivas que se estimen oportunas para evitar que incumplimientos similares se vuelvan a producir.
6.3.-Conclusión del expediente
Corresponde en último término a la Junta Directiva de AEXPAINBA la adopción de las medidas que pongan fin al procedimiento. Éstas podrán consistir en el archivo de la denuncia o en la imposición de medidas correctoras o sancionadoras, en los términos indicados.
El denunciante deberá ser informado del resultado de la denuncia efectuada en un plazo de tres meses o en un plazo de seis meses, en caso de que se haya acordado la prórroga del mismo por razón de las investigaciones a efectuar, conforme a lo anteriormente señalado al respecto.
7.-TRATAMIENTO DE LOS DATOS EN EL CANAL DE DENUNCIAS
Conforme a lo dispuesto en el art. 24.4 de la Ley 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y Garantías de los Derechos Digitales, los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, y conforme al art 22.4 de la Ley de Protección de Datos, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a la supresión de los mismos del canal de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso, solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de esta ley orgánica.
Transcurridos tres meses o seis en el caso de que la investigación se haya prorrogado conforme a lo señalado anteriormente, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio sistema de información de denuncias internas.
AEXPAINBA es responsable del fichero y cualquier interesado podrá hacer efectivos los derechos de acceso y rectificación dirigiendo una comunicación a la dirección postal C/ Antonio Martínez Virel, 12, CP 06011, Badajoz, o bien a través de correo electrónico info@inteligencialimite.org. En cuanto a los derechos de cancelación y oposición de aquellos datos que resulten esenciales para el mantenimiento del canal, solo podrán ser ejercitados una vez se haya cerrado o archivado el caso relacionado con la comunicación remitida.
Badajoz, a 20 de noviembre de 2023